Vedtægter for Det Fælles Kulturarvshus
§ 1. Institutionens navn er 11Det Fælles Kulturarvshus". Institutionen er en selvejende institution, hvis hjemsted er Fanø.
§ 2. Institutionens formål er at drive et fælles magasin/værksted på Fanø, beregnet til benyttelse af museerne, samlinger og almennyttige kulturelle foreninger.
§ 3. Institutionens anliggender varetages af et repræsentantskab og af en bestyrelse.
§ 4. Repræsentantskabet er institutionens højeste myndighed. Repræsentantskabet består af 2 medlemmer fra hver medlemsforening Derudover har Fanø Kommune en til to medlemmer
§ 5. Ordinært repræsentantskabsmøde skal afholdes hver år i marts måned. Formanden for repræsentantskabets er bestyrelsens formand.
Ekstraordinært repræsentantskabsmøde kan afholdes, når bestyrelsen eller mindst 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne finder det fornødent og motiverer formålet med mødet. Repræsentantskabet indkaldes af bestyrelsen med 14 dages varsel ved mail til medlemsforeningernes formænd med angivelse af dagsorden, dato, tid og sted for mødet. Repræsentantskabet træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. Hvert repræsentantskabsmedlem har en stemme.
Dagsorden for de ordinære møder skal indeholde mindst følgende punkter:
1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning
3. Regnskab forelægges
4. Budget for kommende år forelægges
5. Valg af medlemmer til bestyrelsen
6. Valg af revisor
7. Behandling af indkomne forslag
8. Eventuelt
Forslag der af repræsentantskabsmedlemmer ønskes behandlet på mødet skal indgives til bestyrelsen senest 8 dage før mødet.
Protokollen skal oplæses ved hvert repræsentantskabsmøde, og kun de heri nævnte foreningers repræsentanter har ret til at stemme ved mødet, hvorimod andre fremmødte medlemmer har taleret.
Foruden det ordinære repræsentantskabsmøde, indkalder formanden til mindst yderligere 2
årlige møder i repræsentantskabet.
§ 6. Bestyrelsen består af 5 medlemmer og 2 suppleanter, der alle vælges af repræsentantskabet. De valgte medlemmer behøver ikke sidde i repræsentantskabet. Bestyrelsen konstituerer sig selv og dens beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. Bestyrelsen udarbejder selv sin forretningsorden.
§ 7. Bestyrelsen har den daglige ledelse af og ansvar for institutionen. Bestyrelsen ansætter og afskediger personale. Bestyrelsen drager omsorg for, at udleje og benyttelse af ejendommen sker med størst mulig hensyntagen til medlemmernes interesser.
Bestyrelsen fastsætter prisen for leje af lokalerne, således at der kan opnås et driftsregnskab, der skaber mulighed for passende afskrivninger. Der bør ikke tilsigtes et overskud.
Bestyrelsen udarbejder et regulativ for ejendommens daglige drift ogbenyttelse af ejendommen.
Køb og salg samt pantsætning af fast ejendom kan kun ske efter godkendelse af et repræsentantskabsmøde og med alle bestyrelsesmedlemmers underskrift på dokumentet. Bestyrelsen sørger for, at institutionens midler indsættes på en konto i banken lydende på institutionens navn.
§ 8. Institutionens regnskab løber fra 1/1 til 31/12.
§ 9. Medlemmer af den selvejende institution er de ved starten tilsluttede foreninger. Andre foreninger kan efter skriftlige ansøgning til bestyrelsen optages som medlemmer og dermed opnå mandat til repræsentantskabet jævnfør§ 4
Afgørelsen træffes af repræsentantskabet ved simpel stemmeflerhed.
Repræsentantskabet kan udelukke enkelte foreninger m.v. fra medlemsret i institutionen og dermed repræsentantskabet. Afgørelsen om dette kan kun træffes når mindst 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne stemmer herfor. Bestyrelsen skal føre protokol over de foreninger, der er medlemmer af institutionen.
§ 10 De enkelte medlemsforeninger har ingen andel i institutionens formue eller i eventuelt overskud der alene tilfalder institutionen, ligesom alene institutionen hæfter for gældsforpligtelser eller eventuelt driftsunderskud.
§ 11. Ændringer i denne vedtægt samt opløsning af institutionen skal vedtages på 2 på hinanden følgende repræsentantskabsmøder, der afholdes med mindst 14 dages mellemrum. Vedtagelsen skal hver gang ske med 2/3 majoritet af de mødte repræsentantskabsmedlemmer.
§ 12. I tilfælde af opløsning træffer repræsentantskabet beslutning om anvendelse af institutionens midler, som under alle omstændigheder skal anvendes til almennyttige kulturelle formål.
§ 13. Underskrift overfor tredjemand skal altid ske ved bestyrelsens formand/næstformand og kasserer.
Vedtægterne er godkendt på repræsentantskabsmøde den 17. marts 2026